segunda-feira, 3 de fevereiro de 2014

Kanban para a equipe comercial, customizando

Hoje fizemos uma reunião para customizar um kanban para a equipe comercial.
Onde trabalho existe uma estrutura antiga de duas equipes, os hunters e os farmers.
Hunters são os profissionais que buscam novos clientes e os farmers são os que cuidam dos clientes já "conquistados".
Na reunião juntamos os dois gerentes das equipes, sendo cada um com uma necessidade no kanban.
A proposta inicial de kanban era essa da imagem abaixo:


Backlog de prospects: Aqui colocamos os clientes, que os gerentes colocam como meta, ordenados de cima para baixo de acordo com a prioridade.

Qualificando: Nessa etapa do processo, um vendedor selecionou um cliente do backlog e esta qualificando qual será sua categoria, como esse cliente será abordado e quais os itens serão vendidos.

Agendando: Nessa etapa, o vendedor agenda uma visita para apresentar a empresa e o produto a ser vendido.

Visita: Nessa etapa,  o vendedor faz uma visita comercial, antes de uma visita técnica.

Proposta: Nessa etapa,  o vendedor cria uma proposta, junto com as outras áreas da empresa.

Negociação: Nessa etapa, o vendedor negocia preço com o cliente.

ContratadoNessa etapa, o vendedor finaliza a venda.

Indicadores: Os indicadores mostram, quantos clientes estão em cada etapa do processo.

Road map: O road map serve para o gerente, ter uma noção de quanto está planejado para o ano e se a equipe está atingindo a meta. Podemos quantificar por mês ou por semanas.

A ideia do kanban é ajudar na reunião diária (daily meeting) de 15 minutos, cada vendedor muda o status do kanban na frente de todos, assim todos tem uma visão geral do que esta acontecendo na área de forma visual e simples.

Durante o brainstorm da reunião vimos que esse modelo se encaixaria muito bem para os farmers e com isso começamos a fazer a customização.

Enquanto o gerente falava fui criando os post-its e colocando entre as fases no kanban, apenas para ilustrar como ficaria o kanban.

As outras fases importantes para o gerente de farmer eram: faturamento, relacionamento, clientes com problemas, inovação, processo de implantação e renovação de contrato.





As fases de contratado, negociação e proposta não faziam sentido para os farmers, elas foram retiradas.
Coloquei também um exemplo de como seriam os indicadores. Ao final da reunião já tínhamos um esboço, onde simulei em uma planilha e no final o kanban ficou assim.



Implantação: Depois que o cliente fecha o contrato ele entra na fase de implantação.

Relacionamento: O farmer tem sempre que fazer uma pesquisa com o cliente para saber se ele está satisfeito, se tem problemas, etc.

Inovação: Clientes antigos que precisam de novidades no produto vendido.

Problemas: Clientes com problemas, a ideia é colocar um post-it com outra cor para chamar a atenção.

Faturamento: Levantamento de faturamento com o cliente.

Para a equipe de hunter nós não conseguimos fechar um modelo de kanban, mas conforme o kanban farmer for sendo usado, vamos encontrar uma forma de adaptar e criar o kanban hunter.

Agradecimentos aos colegas que participaram, Abu,  Miguel por ter cedido o template incial, Vivian, entre outros colegas de trabalho.

Fábio Sanches

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